【基本料金が完全無料】みんなの電子署名がお勧めできる機能を紹介

みんなの電子署名とは

「脱ハンコ」や「テレワーク推進」などに効果を発揮する「電子契約サービス」。導入を検討し始めたけれど自社に最適なサービスが分からない、という方も多いのではないでしょうか？

電子契約システムとは、オンライン上で法的効力のある契約を締結できるシステムです。電子署名やタイムスタンプ、認証局による電子証明書などさまざまな方法があります。

電子契約システムを提供するサービスでは、基本料金が無料のプランを提供している会社は多いですが、契約書の送信件数に対し、1件につき200円など、従量料金が必要となるケースが多いです。

「みんなの電子署名」は、基本料金が0円かつ、文書送信件数も0円/件、文書保管も1年以内なら0円ですので、圧倒的に低コストで、非常にコストパフォーマンスに優れたサービスです。

また、電子署名・AATL証明書・長期署名（タイムスタンプ）という基礎の機能に加え、アクセスパスワード認証・署名パスワード認証・ワンタイムパスワード認証の機能によって、署名する方の本人性の担保を強化している点もおすすめポイントです。

みんなの電子署名の詳細はこちら

こんな会社におすすめ

どの電子署名サービスを選べばよいか、分からない方

「みんなの電子署名」は1年以内はオプションサービス含めて完全無料で機能も無制限なので、始めて導入する電子署名サービスとして最適です。

実際にサービスを使ってみることで、ご自身に適した機能が何かを把握でき、他サービスとの比較もしやすくなることでしょう。

コストがネックで電子署名を導入できていなかった企業・フリーランスの方

「みんなの電子署名」は何度も言いますが、基本料金0円でかつ、何件文書を作成・送信しても従量料金が発生しません。

文書保管も1年以内なら保管料がかからないため、コストでお悩みの企業には是非おすすめしたいです。

契約書や受発注書をダウンロードしてご自身で保管すれば、保管料もずっと無料なので、個人やフリーランスの方でも無理なく利用できる電子契約サービスです。

取引先に電子署名未導入の会社が多い企業

既に自社に電子署名サービスを導入していたとしても、取引先が電子署名に未加入であれば、先方の社内承認フローや署名フローに配慮しなくてはならず、余計に手間となるケースもあるでしょう。

「みんなの電子署名」は取引先にも利用を薦めやすいサービスです。

自社でも追加の費用負担がほとんど不要なので、自社と取引先とであわせて導入すれば、両社で業務効率化につながるWin-Winのサービスです。

みんなの電子署名の特徴3つ

ここからは「みんなの電子署名」の特徴を具体的に解説していきます。

1. 信頼性の高い長期署名

署名を行っても、署名自体の信頼性が低ければ、契約に支障が出てしまうでしょう。

「みんなの電子署名」では、電子署名の指定認証局としてグローバルサイン、時刻認証事業者としてセイコーソリューションズが関与しています。

署名された文書には、Adobeに認証されたAATL（Adobe Approved Trust List）証明書と、PAdES（PDF Advanced Electronic Signatures）という長期署名が添付されます。

署名は10年間にわたって有効であり、署名の詳細と有効性はAcrobat Readerの署名パネルから検証可能です。

Adobeに認証を受けた証明書と長期署名が添付

2. 機能制限がない

通常の電子署名ツールは、プランによって機能制限を設けているケースがほとんどです。

「みんなの電子署名」は、機能制限がなく、すべての機能を利用できます。

具体的に利用できる主な機能は下記の通りです。

電子署名
認定タイムスタンプ
ユーザー管理
承認/署名グループ設定
ワンタイムパスワード
文書検索機能
操作ログ

さらに、ユーザー数や送信件数についても無制限であり、大規模な事業を展開する企業でも有効活用しやすいと考えられます。

全ての機能が利用できる

3. 最高水準のセキュリティ体制

契約書を取り扱う以上、セキュリティを重視する方もいることでしょう。その点、「みんなの電子署名」では、通信経路のセキュリティ対策を実施しています。

たとえば、SSLによる暗号化通信の確立やファイアウォールによる通信ポートの制限、IDS/IPSによる不正侵入の検知・防御などの対策です。

さらに署名した文書に関しては、暗号化したうえで保存しているため、万一流出しても内容はわかりません。

セキュリティ対策に加え、流出という万一の対策もとられているので、無料とはいえ、ビジネスでの利用にも充分耐えうるサービスです。

通信経路に関するセキュリティ対策

みんなの電子署名の料金プラン

「みんなの電子署名」は署名をはじめ、文書管理やワークフロー、アカウント管理など、全ての機能を無料で活用できます。唯一有料なのは、署名した文書を1年以上サーバーに保管するための料金です。

文書保管料金は1年以内だと無料であり、1年以上だと50文書単位で月額500円の課金です。

年間に発生する契約書が少ない場合、1年以内に文書をダウンロードして手元に保存し、同サービスのサーバーから削除すれば費用はかかりません。

「みんなの電子署名」の導入事例

中小企業での導入事例、さらに個人事業主の導入事例があります。基本料金が無料で操作が簡単であることから、大手企業はもちろんのこと、電子署名の導入にあまり予算のかけられない個人事業主や中小企業にとってはとても導入しやすいサービスといえるでしょう。今後さらなる導入事例が期待されます。

「みんなの電子署名」の機能

「みんなの電子署名」は、基本料金無料で使用できる機能ですが、電子上での契約取引に必要な機能が揃っています。

電子署名

電子取引では、「電子署名法」という法律で、電子署名が付与された書類は法的に効力があることが認められることを定めたものです。「みんなの電子署名」では、「立会人型」の電子契約サービスです。

電子契約システムは、「当事者型」と「立会人型」に分類されます。当事者型は、署名鍵の持ち主であることを証明する電子証明書が当事者名義になります。一方、立会人型は、電子証明書の名義がクラウド事業者、すなわちベクタ—名義になります。立会人型の場合は、改ざんできないようにする署名鍵を提供しているサービスということになります。

当事者型は、認証局で厳密な本人確認が行われ、電子証明書が発行されるので、なりすましのリスクがほぼなく、また、法的な効力も立会人型よりも高いシステムです。しかし、電子証明書を発行する手間と、1枚当たり数千円〜数万円のコストがかかります。さらに、契約する相手側も同様に電子証明書を発行する必要があります。

電子証明書には、有効期限があるため、定期的に更新しなければなりません。そして、契約を交わす双方が同じ電子契約システムを利用していなければいけません。

なかなか導入するにはハードルが高そうです。一方、立会人型と呼ばれる電子契約システムは、認証局による本人確認ではなく、電子契約サービスを提供する会社による独自の本人確認となるため、なりすましのリスクがゼロとはいえず、法的な効力も当事者型に比べて劣るといったデメリットがあります。しかし、当人名義の電子証明書の発行は必要ないため、手間とコストがありません。

また、契約締結の相手側が同じ電子契約システムを利用していなくても良いため、とてもスムーズに契約業務を進めることができます。立会人型による電子契約でも電子署名法の要件を満たしています。

認定タイムスタンプ

「みんなの電子署名」には、「認定タイムスタンプ」機能があります。認定タイムスタンプとは、時刻認証事業者（TSA）から提供されるサービスです。「みんなの電子署名」では、時刻認証事業者に信頼あるセイコーソリューションズを採用しています。電子署名には、誰が何を文書作成したのかは証明されますが、「いつ」作成されたかその後改ざんされてないことは証明できません。そこで、認定タイムスタンプを付与することで、いつ作成され、その後改ざんされていないことが証明されます。認定タイムスタンプを利用することで、電子帳簿保存法に対応した税務関係の書類の電子化も可能になります。

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ワークフロー

作成した契約書や企画書を上司に承認をもらい、他の部署の承認を得たのちにスタートという流れがあります。この一連の流れをワークフローといいます。「みんなの電子署名」ではワークフロー機能もありますので、スムーズに電子契約業務を行うことができます。「みんなの電子署名」のワークフロー機能には、複数の承認パターンがあり、順番に承認依頼を出す方法と一斉に承認依頼を出す方法があります。

ワンタイムパスワード

ワンタイムパスワードとは、文字通り1回限りのパスワードです。このワンタイムパスワードを利用することで、セキュリティが向上することと、管理者のパスワード管理が楽になることがメリットです。ワンタイムパスワードで管理していると、万が一、IDやパスワードが流出してしまっても、ログインできず不正アクセスを防ぐことができます。もちろん、「みんなの電子署名」でも使用できる機能です。

文書の保管・検索

「みんなの電子署名」では、電子契約書をクラウドサーバー上で保管機能があり、検索もできます。ペーパーレス化に役立つ機能です。「みんなの電子署名」のクラウドサーバー上での文書保管は、保管開始から1年間は無料です。1年後からは文書保管には1枚につき月額税込11円かかりますが、とてもリーズナブルです。保管文書は50文書単位で課金となり、月額税込550円です。保管料金の支払方法は、保管チケットを購入して支払います。

保管チケットは、10枚、税込5500円で販売されています。月額基本料1万円の他の電子署名サービスくらいの金額になるには、保管文書が約1000件になった時になります。保管期間が1年に満たない文書は課金対象になりませんので、その間に文書ファイルをダウンロードして手元のパソコンに保存し、「みんなの電子署名」のサーバー上から削除をすれば、費用は発生しません。「みんなの電子署名」で料金が発生するのは、唯一、1年以上の文書保管ですので、1年以上の文書保管を利用しなければ、いつまでも無料でサービスを利用できます。